Rechnungen
Von der Erstellung über den E-Mail-Versand bis zur Zahlungsverfolgung — FoodTruckPilot deckt den gesamten Rechnungsprozess ab. Inklusive Kunden-Portal und automatischen Zahlungserinnerungen.
Rechnung erstellen
Rechnungen kannst du auf zwei Wegen erstellen: direkt aus einem akzeptierten Angebot heraus oder manuell von Grund auf. In beiden Fällen erhält die Rechnung automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Aus einem Angebot
Der schnellste Weg: Öffne ein akzeptiertes Angebot und klicke auf Rechnung erstellen. Alle Positionen, Kundendaten und Beträge werden automatisch übernommen.
Angebot öffnen
Navigiere zu Angebote und öffne das akzeptierte Angebot, das du abrechnen möchtest.
Rechnung erstellen
Klicke auf den Button Rechnung erstellen. Positionen, Kunde und Beträge werden aus dem Angebot übernommen.
PrĂĽfen und speichern
ĂśberprĂĽfe die Positionen, passe bei Bedarf Mengen oder Preise an und speichere die Rechnung.
Manuell erstellen
Für Rechnungen ohne zugehöriges Angebot kannst du eine neue Rechnung direkt anlegen.
Rechnungen-Seite öffnen
Navigiere zu Rechnungen in der Seitenleiste und klicke auf Neue Rechnung.
Kunde zuordnen
Wähle einen bestehenden Kunden aus oder gib die Kundendaten direkt ein.
Positionen hinzufĂĽgen
Füge die einzelnen Rechnungspositionen hinzu — jeweils mit Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis.
Datum und Zahlungsziel
Setze das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel (z.B. 14 Tage). Die Rechnungsnummer wird automatisch fortlaufend vergeben.
Speichern
Klicke auf Speichern — die Rechnung ist jetzt erstellt und bereit zum Versand.
Die Rechnungsnummern werden automatisch fortlaufend vergeben (z.B. RE-2026-001, RE-2026-002). So ist die lĂĽckenlose Nummerierung fĂĽr das Finanzamt sichergestellt.
PDF-Dokument
FoodTruckPilot generiert professionelle Rechnungs-PDFs, die alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten.
- Firmendaten — Name, Adresse, Steuernummer und Logo aus den Einstellungen
- Kundendaten — Vollständige Rechnungsadresse des Kunden
- Rechnungsnummer & Datum — Fortlaufende Nummer und Ausstellungsdatum
- Positionen — Alle Leistungen mit Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis
- Steueraufschlüsselung — Nettobetrag, Umsatzsteuer (nach Steuersätzen getrennt) und Bruttobetrag
- Bankverbindung — IBAN und BIC für die Überweisung
- Zahlungsziel — Fälligkeitsdatum der Rechnung
Die Firmendaten auf dem PDF stammen aus den Einstellungen. Stelle sicher, dass Adresse, Steuernummer und Bankverbindung korrekt hinterlegt sind, bevor du Rechnungen versendest.
Du kannst das PDF jederzeit ĂĽber den PDF-Button auf der Rechnungsdetailseite herunterladen oder in der Vorschau anzeigen lassen.
E-Mail-Versand
Versende Rechnungen direkt per E-Mail an deine Kunden — mit professionellem Template und Link zum Kunden-Portal.
Rechnung öffnen
Navigiere zur Detailseite der Rechnung, die du versenden möchtest.
Per E-Mail senden
Klicke auf Per E-Mail senden. Die E-Mail wird automatisch mit dem Rechnungs-PDF und einem Link zum Kunden-Portal erstellt.
Kunde erhält E-Mail
Der Kunde bekommt eine professionell gestaltete E-Mail mit einem grĂĽnen Button, der direkt zum Rechnungsportal fĂĽhrt.
Beim ersten Versand wird automatisch ein sicherer Zugangs-Token für das Kunden-Portal generiert. Der Kunde benötigt keinen Login — der Link in der E-Mail enthält alles Nötige.
Kunden-Rechnungsportal
Über den Link in der E-Mail gelangt dein Kunde zu einer eigenen Portal-Seite unter /kunde/rechnung. Der Zugang ist tokenbasiert — kein Login erforderlich.
- Rechnungsdetails — Alle Positionen, Beträge und Steueraufschlüsselung auf einen Blick
- Bankverbindung — IBAN, BIC und Verwendungszweck für die Überweisung klar dargestellt
- Rechnungsnummer — Zur eindeutigen Zuordnung der Zahlung
- Fälligkeitsdatum — Damit der Kunde weiß, bis wann die Zahlung erwartet wird
Das Kunden-Portal ist bewusst schlicht gehalten — der Kunde sieht nur seine Rechnung und die Zahlungsinformationen. Keine Ablenkung, klare Handlungsaufforderung.
Zahlungsstatus
Behalte den Überblick über alle offenen und bezahlten Rechnungen. Jede Rechnung durchläuft einen klaren Status-Workflow:
- Offen — Rechnung wurde erstellt, Zahlung steht noch aus
- Bezahlt — Zahlung ist eingegangen und wurde bestätigt
- Überfällig — Das Zahlungsziel ist überschritten, Zahlung steht noch aus
Zahlungseingang markieren
Ă–ffne die Rechnung und klicke auf Als bezahlt markieren. Gib das Datum des Zahlungseingangs ein.
Status wird aktualisiert
Die Rechnung wechselt auf bezahlt und das Zahlungsdatum wird gespeichert. Der Betrag flieĂźt in die Umsatzauswertung ein.
Überfällige Rechnungen werden auf dem Dashboard im KPI-Bereich hervorgehoben und in der Rechnungsübersicht farblich markiert, damit nichts untergeht.
Zahlungserinnerungen
Lass dich nicht hinter unbezahlten Rechnungen herlaufen — FoodTruckPilot kann automatisch Zahlungserinnerungen versenden.
Erinnerungen aktivieren
Gehe zu Einstellungen und aktiviere die automatischen Zahlungserinnerungen im Bereich Benachrichtigungen.
Automatischer Versand
Überfällige Rechnungen erhalten automatisch eine freundliche Zahlungserinnerung per E-Mail.
7-Tage-Cooldown
Nach jeder Erinnerung wird ein 7-Tage-Cooldown eingehalten — so wird der Kunde nicht mit Mails überflutet.
Zahlungserinnerungen werden nur an Rechnungen gesendet, deren Zahlungsziel überschritten ist. Stelle sicher, dass du realistische Zahlungsziele setzt, damit die Erinnerungen nicht zu früh ausgelöst werden.
Du kannst Zahlungserinnerungen auch manuell über die Rechnungsdetailseite auslösen, wenn du nicht auf den automatischen Versand warten möchtest.