Anfragen & Kunden
Anfragen sind der Ausgangspunkt jedes Auftrags. FoodTruckPilot bietet dir drei Wege, Anfragen zu erfassen: ein öffentliches Webformular, einen KI-gestützten E-Mail-Posteingang und die manuelle Eingabe. Dazu kommt ein intelligentes Scoring-System und die Möglichkeit, fehlende Daten direkt vom Kunden nachzufordern.
Ă–ffentliches Anfrageformular
Unter /anfrage steht ein öffentliches Formular bereit, über das potenzielle Kunden direkt eine Anfrage stellen können. Du kannst diesen Link auf deiner Webseite, in Social-Media-Profilen oder auf Flyern teilen.
Felder im Formular
Das Formular fragt alle wichtigen Informationen ab, die du für ein erstes Angebot benötigst:
- Event-Typ — Aus 13 verschiedenen Typen wählbar (z.B. Firmenfeier, Hochzeit, Streetfood-Festival, Messe, Geburtstag, Schulveranstaltung, u.v.m.)
- Datum — Gewünschtes Event-Datum
- Gästeanzahl — Erwartete Anzahl der Gäste
- Standort — Adresse oder Beschreibung des Veranstaltungsorts
- Kontaktdaten — Name, E-Mail, Telefon des Anfragenden
- Nachricht — Freitext für besondere Wünsche und Details
Eingegangene Anfragen über das Webformular erhalten automatisch die Quelle „web" und tauchen sofort in deiner Anfragenliste auf.
E-Mail-Posteingang
Der integrierte E-Mail-Posteingang verbindet sich per IMAP mit deinem E-Mail-Konto und holt neue Nachrichten ab. Eine KI (Claude) analysiert jede E-Mail und extrahiert automatisch die relevanten Informationen wie Event-Typ, Datum, Gästeanzahl und Kontaktdaten.
IMAP konfigurieren
Gehe zu Einstellungen und trage deine IMAP-Zugangsdaten (Server, Port, Benutzername, Passwort) ein. Nutze den Verbindung testen-Button, um die Konfiguration zu prĂĽfen.
E-Mails abrufen
Ă–ffne den Posteingang in der Seitenleiste und klicke auf E-Mails abrufen. Neue Nachrichten werden geladen und von der KI analysiert.
Anfragen ĂĽbernehmen
PrĂĽfe die KI-Analyse und klicke auf Als Anfrage ĂĽbernehmen, um eine E-Mail in eine vollwertige Anfrage umzuwandeln. Alternativ kannst du E-Mails ignorieren oder erneut analysieren lassen.
E-Mail-Status
- Neu — Gerade abgerufen, noch nicht analysiert
- Analysiert — KI hat die E-Mail ausgewertet, wartet auf deine Entscheidung
- Übernommen — Als Anfrage in das System überführt
- Ignoriert — Nicht relevant, aus der Liste ausgeblendet
Das IMAP-Passwort wird AES-256-GCM-verschlĂĽsselt in der Datenbank gespeichert. Die IMAP-Konfiguration findest du unter Einstellungen & Compliance.
Manuelle Anfragen
Nicht jede Anfrage kommt digital herein — manchmal ruft ein Kunde an oder spricht dich auf einem Event an. Für diese Fälle kannst du Anfragen direkt im System erfassen.
Anfragenliste öffnen
Navigiere zu Anfragen in der Seitenleiste.
Neue Anfrage erstellen
Klicke auf den Button Neue Anfrage. Es öffnet sich ein Modal, in dem du alle Details wie Event-Typ, Datum, Gästeanzahl und Kontaktdaten eintragen kannst.
Speichern
Nach dem Speichern erscheint die Anfrage in der Liste mit der Quelle „manuell".
Manuelle Anfragen durchlaufen dasselbe Scoring und denselben Workflow wie automatisch erfasste — du verpasst keine Priorisierung.
Anfragenliste
Die zentrale Anfragenliste unter Anfragen zeigt alle eingehenden Anfragen — unabhängig davon, ob sie per Webformular, E-Mail oder manuell erstellt wurden.
Funktionen der Liste
- Quellenfilter — Filtere nach Web, E-Mail oder manuellen Anfragen
- Statusfilter — Zeige nur offene, in Bearbeitung befindliche oder abgeschlossene Anfragen
- Sortierung — Standardmäßig nach Priority-Score (höchste Priorität zuerst)
- Scoring-Anzeige — Jede Anfrage zeigt den Auto-Score und optional die manuelle Bewertung
- Schnellaktionen — Direkt aus der Liste heraus ein Angebot erstellen oder die Anfrage bearbeiten
Von der Anfragenliste aus kannst du mit einem Klick ein Angebot generieren. Dabei werden automatisch passende Positionen aus dem Produktkatalog vorgeschlagen. Mehr dazu unter Angebote.
Scoring & Priorisierung
Nicht jede Anfrage ist gleich wertvoll. Das Scoring-System hilft dir, die vielversprechendsten Anfragen zuerst zu bearbeiten.
Auto-Score (0–100)
Der Auto-Score wird automatisch berechnet und berĂĽcksichtigt folgende Faktoren:
- Gästeanzahl — Mehr Gäste bedeuten in der Regel höheres Umsatzpotenzial
- Event-Typ — Bestimmte Event-Typen (z.B. Firmenfeier, Hochzeit) haben typischerweise höhere Budgets
- Budget — Falls angegeben, fließt das Budget direkt in die Bewertung ein
- Vollständigkeit — Je mehr Daten der Kunde liefert, desto höher der Score
Manuelle Bewertung (1–5 Sterne)
Ergänzend zum Auto-Score kannst du jede Anfrage manuell mit 1 bis 5 Sternen bewerten. Damit kannst du dein Bauchgefühl oder Zusatzwissen einfließen lassen, das die automatische Bewertung nicht erfassen kann.
Priority-Score
Der effektive Priority-Score kombiniert Auto-Score und manuelle Bewertung zu einem Gesamtwert. Danach wird die Anfragenliste standardmäßig sortiert — die wichtigsten Anfragen stehen immer oben.
Der Auto-Score wird bei jeder Ă„nderung der Anfragedaten (auch nach Datenanreicherung) automatisch neu berechnet.
Datenanreicherung
Oft fehlen in einer ersten Anfrage wichtige Details. Statt den Kunden mühsam per E-Mail nachzufragen, kannst du ihm einen personalisierten Link schicken, über den er die fehlenden Daten selbst ergänzt.
Fehlende Felder auswählen
Öffne eine Anfrage und klicke auf Datenanreicherung anfordern. Wähle aus, welche Informationen fehlen (z.B. genaue Adresse, Gästeanzahl, Budget) und formuliere optional individuelle Fragen.
Link per E-Mail senden
Das System generiert einen einmaligen, tokenbasierten Link und versendet ihn per E-Mail an den Kunden. Der Link führt zu einem öffentlichen Formular unter /kunde/ergaenzung.
Kunde fĂĽllt Daten aus
Der Kunde klickt den Link, sieht die gewünschten Felder und deine optionalen Fragen und füllt sie aus — ganz ohne Login oder Account.
Benachrichtigung erhalten
Sobald der Kunde das Formular abschickt, erhältst du eine E-Mail-Benachrichtigung. In der Anfragenliste erscheint ein „Neue Daten"-Badge, damit du die ergänzten Informationen sofort erkennst.
Jeder Anreicherungs-Link ist einmalig und an eine bestimmte Anfrage gebunden. Nach dem AusfĂĽllen kann der Kunde das Formular nicht erneut absenden.
Kundenverwaltung
Unter Kunden in der Seitenleiste findest du die zentrale Kundenverwaltung. Hier werden alle Kontakte gespeichert, die ĂĽber Anfragen, Angebote oder Rechnungen mit deinem Unternehmen in Verbindung stehen.
Funktionen
- Kunden anlegen — Erstelle neue Kundendatensätze mit Name, Firma, E-Mail, Telefon und Adresse
- Kunden bearbeiten — Aktualisiere Kontaktdaten jederzeit
- Verknüpfungen — Jeder Kunde ist mit seinen Anfragen, Angeboten und Rechnungen verknüpft
- Suche — Finde Kunden schnell über die Suchfunktion nach Name, Firma oder E-Mail
Kunden werden bei der Angebotserstellung automatisch angelegt, wenn sie noch nicht existieren. Du musst also nicht jeden Kunden vorab manuell erfassen.