Personal & Portal — FoodTruckPilot Hilfe

Mitarbeiter verwalten

Unter Personal in der Seitenleiste findest du die zentrale Mitarbeiterverwaltung. Hier legst du alle Teammitglieder an und pflegst ihre Stammdaten.

Personal-Seite öffnen

Navigiere zu Personal in der Seitenleiste. Du siehst eine Liste aller Mitarbeiter.

Neuen Mitarbeiter anlegen

Klicke auf Neuer Mitarbeiter und fülle die Felder aus: Name, E-Mail, Telefon, Rolle und Stundensatz.

Mitarbeiter bearbeiten

Klicke auf einen Mitarbeiter, um seine Daten zu bearbeiten. Änderungen werden sofort gespeichert.

Name & Kontakt — Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Rolle — Position im Team (z.B. Koch, Fahrer, Servicekraft)
Stundensatz — Für die Berechnung der Personalkosten und Zeiterfassung
Portal-Zugang — Verknüpfung mit einem Benutzerkonto für den Selbstzugriff

💡

Der Stundensatz wird bei der Zeiterfassung verwendet, um automatisch die Personalkosten pro Event zu berechnen.

Portal-Zugang

Damit ein Mitarbeiter sich selbst einloggen und seine Schichten, Zeiten und Verfügbarkeit verwalten kann, benötigt er einen Portal-Zugang.

Mitarbeiter auswählen

Öffne die Personal-Seite und wähle den Mitarbeiter aus, dem du Zugang geben möchtest.

Portal-Zugang erstellen

Klicke auf den Button Portal-Zugang. Es wird automatisch ein Benutzerkonto mit der Rolle mitarbeiter erstellt.

Zugangsdaten weitergeben

Teile dem Mitarbeiter seine Login-Daten (E-Mail und Passwort) mit. Er kann sich dann unter /login anmelden und wird automatisch zum Portal weitergeleitet.

ℹ️

Der Mitarbeiter-Eintrag wird mit dem erstellten Benutzerkonto verknüpft (Employee.user). Mitarbeiter mit Portal-Zugang sehen ausschließlich das Portal-Layout — keinen Admin-Bereich.

Mitarbeiter-Portal

Nach dem Login landen Mitarbeiter auf ihrem persönlichen Portal unter /portal. Das Portal bietet eine eigene, vereinfachte Oberfläche mit allem, was der Mitarbeiter im Arbeitsalltag braucht.

Dashboard — Übersicht mit anstehenden Schichten und Quick-Links zu den wichtigsten Funktionen
Meine Schichten — Kalenderansicht aller zugewiesenen Events und Schichten
Verfügbarkeit — Tage als verfügbar oder nicht verfügbar markieren
Schichttausch — Tausch-Anfragen stellen und offene Angebote anderer annehmen
Truck beladen — Mobile Beladung mit QR-Scanner direkt vom Handy
Meine Zeiten — Eigene Arbeitsstunden einsehen
Profil — Persönliche Daten und Passwort ändern

💡

Das Portal ist als PWA (Progressive Web App) installierbar — Mitarbeiter können es auf dem Smartphone wie eine normale App nutzen.

Schichten

Unter /portal/schichten sieht jeder Mitarbeiter seine zugewiesenen Schichten in einer übersichtlichen Kalenderansicht.

Kalenderansicht — Monatsübersicht mit farbig markierten Schichttagen
Event-Details — Klick auf einen Tag zeigt Event-Name, Ort, Uhrzeit und zugewiesenen Truck
Zuweisungen — Admins weisen Mitarbeiter über die Event-Verwaltung den Schichten zu

ℹ️

Die Schichtplanung erfolgt über die Event-Verwaltung. Dort ordnest du als Admin Mitarbeiter den einzelnen Events zu — die Schichten erscheinen dann automatisch im Portal des jeweiligen Mitarbeiters.

Verfügbarkeit

Mitarbeiter können unter /portal/verfuegbarkeit ihre Verfügbarkeit tagesgenau angeben. Das erleichtert dir als Admin die Schichtplanung erheblich.

Kalender öffnen

Der Mitarbeiter öffnet im Portal den Punkt Verfügbarkeit. Es erscheint ein Monatskalender.

Tage an-/abwählen

Per Klick auf einen Tag wird dieser als verfügbar (grün) oder nicht verfügbar (rot) markiert. Ein weiterer Klick wechselt den Status.

Admin-Einblick

Als Admin siehst du bei der Schichtplanung die gemeldeten Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter — so vermeidest du Konflikte.

⚠️

Die Verfügbarkeit dient als Planungshilfe. Mitarbeiter sollten ihre Verfügbarkeit möglichst frühzeitig eintragen, damit du bei der Event-Planung Bescheid weißt.

Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung protokollierst du die Arbeitszeiten deines Teams pro Event. Es gibt zwei Zugänge: die Admin-Ansicht und die Portal-Ansicht.

Admin-Ansicht

Unter /zeiterfassung hast du als Admin den vollen Überblick:

Alle Einträge — Zeiten aller Mitarbeiter, filterbar nach Person, Event und Zeitraum
Einträge erstellen — Mitarbeiter, Event, Start- und Endzeit auswählen
Kosten berechnen — Auf Basis des hinterlegten Stundensatzes werden die Personalkosten automatisch ermittelt

Portal-Ansicht

Mitarbeiter sehen unter /portal/zeiten ihre eigenen Zeiteinträge — eine persönliche Übersicht der geleisteten Stunden und zugehörigen Events.

💡

Zeiteinträge sind immer einem Event zugeordnet. So lassen sich die Personalkosten pro Veranstaltung exakt auswerten.

Schichttausch

Das Schichttausch-System ermöglicht es Mitarbeitern, untereinander Schichten zu tauschen — mit Genehmigung durch den Admin.

Tausch anfragen

Ein Mitarbeiter öffnet /portal/schichttausch und erstellt eine Tauschanfrage für eine seiner Schichten. Die Schicht wird als „offen" angeboten.

Schicht übernehmen

Andere Mitarbeiter sehen offene Tauschangebote in ihrem Portal und können sich anbieten, die Schicht zu übernehmen.

Admin genehmigt

Der Admin sieht alle Tauschanfragen unter /schichttausch und kann sie genehmigen oder ablehnen. Erst nach Genehmigung wird die Schicht tatsächlich umgeschrieben.

ℹ️

Der dreistufige Prozess (Anfrage → Angebot → Genehmigung) stellt sicher, dass kein Tausch ohne Kontrolle stattfindet. Als Admin behältst du immer den Überblick.

Portal-Beladung

Mitarbeiter können direkt vom Portal aus Trucks beladen — optimiert für die mobile Nutzung am Lager oder Truck.

Beladung starten

Im Portal unter Truck beladen (/portal/beladen) wählt der Mitarbeiter den Truck und optional ein Event aus.

Artikel scannen & auswählen

Per QR-Scanner werden Lagerartikel gescannt und der Beladungsliste hinzugefügt. Alternativ können Artikel manuell aus der Liste gewählt werden.

Beladung bestätigen

Nach Prüfung der Liste wird die Beladung bestätigt. Die Lagerbewegungen werden automatisch erfasst — Lagerbestände werden entsprechend reduziert.

3-Schritt-Workflow — Truck/Event wählen, Artikel scannen, Bestätigen
QR-Scanner — Kontinuierlicher Scan-Modus für schnelles Erfassen mehrerer Artikel
Mobile-optimiert — Touch-freundliche Oberfläche, konzipiert für die Nutzung am Smartphone
Beladungsvorlagen — Wenn für das Event eine Vorlage und Gästeanzahl hinterlegt sind, werden Soll-Mengen automatisch berechnet

💡

Die Portal-Beladung ist identisch zur Admin-Beladung unter Lager & Beladung, jedoch in einer vereinfachten, mobilfreundlichen Version. QR-Codes für Lagerartikel druckst du in der Lagerverwaltung aus.