Lager & Beladung — FoodTruckPilot Hilfe

Lagerverwaltung

Die Lagerseite (Lager in der Seitenleiste) zeigt alle deine Inventar-Artikel mit aktuellem Bestand. Jeder Artikel hat folgende Eigenschaften:

Name — Bezeichnung des Artikels (z.B. „Burgerbrötchen", „Servietten")
Kategorie — Gruppierung für die Übersicht (z.B. Lebensmittel, Verbrauchsmaterial, Equipment)
Einheit — Mengeneinheit (Stück, kg, Packung, Liter usw.)
Bestand — Aktuelle Lagermenge, wird bei jeder Bewegung automatisch aktualisiert
QR-Code — Automatisch generierter Code (z.B. INV-001, INV-002) für schnelles Scannen

Über der Artikelliste findest du Aktions-Buttons für häufige Vorgänge:

Truck beladen — Startet den Beladungs-Workflow
Lieferung erfassen — Wareneingang buchen und Bestand erhöhen
QR-Codes drucken — PDF mit allen QR-Labels generieren
Beladungsvorlagen — Vorlagen für wiederkehrende Beladungen verwalten

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Nutze die Kategorie-Filter, um schnell bestimmte Artikelgruppen zu finden. Der Bestand wird bei Beladung, Rückgabe, Lieferung und Korrektur automatisch angepasst.

QR-Codes

Jeder Inventar-Artikel bekommt automatisch einen eindeutigen QR-Code zugewiesen (z.B. INV-001, INV-002). Diese Codes beschleunigen die Arbeit beim Beladen erheblich.

QR-Labels drucken

Klicke auf der Lagerseite auf QR-Codes drucken, um ein PDF mit allen QR-Labels zu generieren. Drucke die Labels aus und klebe sie auf die entsprechenden Behälter, Kisten oder Regale.

QR-Codes scannen

Während des Beladungs-Workflows kannst du QR-Codes mit der Handy-Kamera scannen, um Artikel schnell zur Checkliste hinzuzufügen. Der Scanner unterstützt einen Continuous-Modus — du kannst mehrere Codes hintereinander scannen, ohne den Scanner jedes Mal neu zu starten.

ℹ️

QR-Codes funktionieren sowohl in der Admin-Beladung (/lager/beladen) als auch im Mitarbeiter-Portal (/portal/beladen). Der Scanner nutzt die Gerätekamera und benötigt eine HTTPS-Verbindung.

Truck-Beladung

Die Truck-Beladung folgt einem strukturierten 4-Schritt-Workflow, der sicherstellt, dass nichts vergessen wird:

Kontext wählen

Wähle, ob du für ein bestimmtes Event oder frei (ohne Event-Bezug) beladen möchtest. Bei Event-Beladung wählst du das Event aus — der zugehörige Truck wird automatisch vorgeschlagen. Bei freier Beladung wählst du den Truck manuell.

Checkliste abarbeiten

Die Artikel werden nach Kategorie gruppiert angezeigt. Für jedes Item siehst du die Soll-Menge (wenn eine Vorlage gewählt wurde) und trägst die Ist-Menge ein. Nutze den QR-Scanner im Continuous-Modus, um Artikel schnell per Scan hinzuzufügen.

Bestätigung

Überprüfe die Zusammenfassung aller ausgewählten Artikel und Mengen. Hier siehst du auch Abweichungen zwischen Soll und Ist auf einen Blick.

Fertig

Die Beladung wird gebucht. Der Lagerbestand wird automatisch reduziert, und die Artikel erscheinen im Truck-Inventar. Bei Event-Beladung wird die Beladung dem Event zugeordnet.

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Mitarbeiter können die Beladung auch über das Portal (/portal/beladen) durchführen — mit dem gleichen Workflow, optimiert für mobile Geräte.

Beladungsvorlagen

Beladungsvorlagen sparen Zeit bei wiederkehrenden Event-Typen. Statt jedes Mal manuell alle Artikel und Mengen einzutragen, wählst du einfach eine passende Vorlage.

Vorlage erstellen

Navigiere zu Lager → Beladungsvorlagen (/lager/vorlagen) und erstelle eine neue Vorlage mit:

Name — z.B. „Burger-Event", „Pizza-Catering", „Getränke-Paket"
Basis-Gästeanzahl — Referenzmenge, auf die sich die Artikelmengen beziehen (z.B. 50 Gäste)
Artikelliste — Inventar-Artikel mit Basismengen für die Referenz-Gästeanzahl

Automatische Skalierung

Wenn du bei der Event-Beladung eine Vorlage wählst, werden die Soll-Mengen automatisch proportional zur tatsächlichen Gästeanzahl des Events skaliert:

ℹ️

Formel: Soll = Math.ceil(Basismenge × Event-Gäste / Basis-Gästeanzahl). Beispiel: Eine Vorlage mit 100 Brötchen für 50 Gäste ergibt bei einem Event mit 75 Gästen automatisch 150 Brötchen als Soll-Menge.

Vorlagen erscheinen als Auswahl im Beladungs-Workflow, sobald ein Event mit bekannter Gästeanzahl gewählt wurde und mindestens eine aktive Vorlage existiert.

Rückgabe & Verbrauch

Nach einem Event bringst du nicht verbrauchte Artikel zurück ins Lager. FoodTruckPilot berechnet daraus automatisch den Verbrauch.

Rückgabe starten

Starte den Beladungs-Workflow mit der Aktion Rückgabe. Der gleiche 4-Schritt-Workflow wird verwendet, aber die Mengen werden dem Lagerbestand wieder hinzugefügt statt abgezogen.

Rückgabemengen erfassen

Trage ein, wie viel von jedem Artikel zurückkommt. Der QR-Scanner steht auch hier zur Verfügung.

Verbrauch einsehen

Im Abschluss-Schritt siehst du die Verbrauchsdifferenz: beladen minus zurückgegeben ergibt den tatsächlichen Verbrauch pro Artikel für das Event.

⚠️

Erfasse Rückgaben zeitnah nach dem Event, damit der Lagerbestand korrekt bleibt und die Verbrauchsstatistik aussagekräftig ist.

Bewegungshistorie

Jede Lagerbewegung wird lückenlos protokolliert. Du findest die Historie auf der Lagerseite im Bereich Bewegungshistorie. Jeder Eintrag enthält:

Typ — Art der Bewegung: Beladung, Rückgabe, Lieferung oder Korrektur
Menge — Wie viel wurde bewegt (positiv bei Zugang, negativ bei Abgang)
Artikel — Welcher Inventar-Artikel betroffen ist
Truck — Welcher Truck beladen/entladen wurde (bei Beladung/Rückgabe)
Event — Zugehöriges Event (falls vorhanden)
Benutzer — Wer die Bewegung durchgeführt hat
Zeitstempel — Wann die Bewegung stattfand
Bestand vorher/nachher — Lagerbestand vor und nach der Bewegung

Zusammengehörige Bewegungen (z.B. eine komplette Truck-Beladung) werden über eine gemeinsame Batch-ID gruppiert. So kannst du alle Artikel einer Beladung auf einen Blick sehen.

ℹ️

Korrekturbuchungen ermöglichen es dir, Bestandsabweichungen (z.B. nach einer Inventur) zu dokumentieren, ohne den Überblick über die Ursache zu verlieren.

Truck-Inventar

Du kannst jederzeit sehen, welche Artikel sich aktuell auf welchem Truck befinden.

Trucks-Seite

Auf der Trucks-Seite zeigt jeder Truck eine aufklappbare Inventar-Ansicht. Klicke auf einen Truck, um die aktuell geladenen Artikel mit Mengen zu sehen. Die Daten werden aus allen Beladungen und Rückgaben aggregiert.

Event-Differenz

Für jedes Event kannst du eine Differenz-Ansicht abrufen: Was wurde für dieses Event beladen, was wurde zurückgegeben, und wie hoch war der Verbrauch pro Artikel? Das hilft bei der Planung zukünftiger Events mit ähnlicher Gästeanzahl.

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Nutze die Verbrauchsdaten vergangener Events, um deine Beladungsvorlagen zu optimieren und die Soll-Mengen realistischer zu gestalten.