Angebote
Angebote sind das Herzstück deines Auftragsworkflows. FoodTruckPilot begleitet dich vom Erstellen über die KI-gestützte Optimierung bis zum Versand an den Kunden — und macht aus akzeptierten Angeboten mit einem Klick eine Rechnung.
Angebot erstellen
Du kannst ein Angebot direkt aus einer Anfrage heraus erstellen oder manuell auf der Angebots-Seite anlegen. In beiden Fällen werden die Positionen individuell zusammengestellt.
Aus Anfrage erstellen
Öffne eine Anfrage und klicke auf Angebot erstellen. Kundendaten, Eventdetails und — wenn vorhanden — passende Katalog-Positionen werden automatisch übernommen.
Manuell erstellen
Gehe zu Angebote und klicke auf Neues Angebot. Wähle einen Kunden aus oder lege einen neuen an.
Positionen hinzufĂĽgen
Füge einzelne Positionen hinzu — jeweils mit Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Die Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag werden automatisch berechnet.
Details ergänzen
Füge Event-Datum, Personenanzahl, Angebotsgültigkeit und individuelle Notizen hinzu. Je vollständiger das Angebot, desto professioneller wirkt es auf den Kunden.
Angebote haben verschiedene Status: Entwurf, Gesendet, Akzeptiert und Abgelehnt. Nur Entwürfe können noch bearbeitet werden.
Produktkatalog nutzen
Der Produktkatalog macht die Angebotserstellung deutlich schneller. Statt jede Position manuell einzutippen, wählst du aus vordefinierten Konzepten und Artikeln.
Konzepte
Konzepte beschreiben einen Wagen- oder Stand-Typ — zum Beispiel „Eiswagen", „Burger Truck" oder „Pizza-Ofen". Jedes Konzept hat eine Standard-Grundgebühr und eine zugeordnete Artikelliste.
Artikel
Artikel sind die einzelnen Produkte und Leistungen: Speisen, Getränke, Personal, Anfahrt, Equipment und Sonstiges. Jeder Artikel hat eine Einheit (z.B. Stück, Stunde, Pauschale) und einen Standardpreis.
Katalog-Picker im Angebot
Beim Erstellen eines Angebots öffnest du den Katalog-Picker und wählst ein Konzept aus. Alle zugehörigen Artikel werden als Positionen übernommen — Preise, Einheiten und Beschreibungen inklusive. Du kannst danach alles noch anpassen.
Wenn Konzepte und Artikel im System hinterlegt sind, werden Angebote aus Anfragen automatisch mit passenden Katalog-Positionen vorbefĂĽllt. So sparst du bei wiederkehrenden Anfragen viel Zeit.
KI-Textoptimierung
FoodTruckPilot nutzt KI (Claude von Anthropic), um deine Angebotstexte professioneller und persönlicher zu formulieren.
KI-Optimierung starten
Klicke in der Angebotsansicht auf den KI-Optimierung-Button. Die KI analysiert den bestehenden Text, die Anfragedaten und die Positionen.
Vorschlag prĂĽfen
Du erhältst einen optimierten Textvorschlag, der professionelle Formulierungen, individuelle Bezüge zum Event und eine ansprechende Struktur enthält.
Ăśbernehmen oder anpassen
Übernimm den Vorschlag mit einem Klick oder passe ihn nach deinen Wünschen an. Du behältst immer die volle Kontrolle.
Die KI berücksichtigt den Event-Typ, die Gästeanzahl und den Anlass — so entsteht ein auf den Kunden zugeschnittener Text, der die Abschlussquote erhöht.
PDF-Vorschau
Jedes Angebot kann als professionelles PDF generiert werden — perfekt zum Ausdrucken oder als E-Mail-Anhang.
- Firmendaten — Dein Firmenname, Adresse, Logo und Kontaktdaten aus den Einstellungen
- Kundendaten — Name und Adresse des Empfängers
- Positionen — Alle Angebotsposten mit Beschreibung, Menge, Einheit und Preis
- Zusammenfassung — Zwischensumme, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag
- Angebotsgültigkeit — Datum bis wann das Angebot gültig ist
- Individuelle Texte — Einleitungstext und Schlusstext mit persönlicher Ansprache
Stelle sicher, dass deine Firmendaten in den Einstellungen vollständig hinterlegt sind — insbesondere Adresse, Steuernummer und Bankverbindung.
E-Mail-Versand
Versende Angebote direkt aus FoodTruckPilot per E-Mail an deine Kunden — inklusive PDF-Anhang und Portal-Link.
Versand starten
Klicke in der Angebotsansicht auf Per E-Mail senden. Die E-Mail-Adresse des Kunden wird automatisch eingetragen.
E-Mail-Vorschau
PrĂĽfe die Vorschau der E-Mail. Das Angebot-PDF wird automatisch als Anhang beigefĂĽgt.
Absenden
Bestätige den Versand. Der Kunde erhält eine professionell gestaltete E-Mail mit einem orangefarbenen Button, der direkt zum Kunden-Portal führt.
FĂĽr den E-Mail-Versand muss ein gĂĽltiger Mail-API-Key in den Umgebungsvariablen konfiguriert sein. Ohne Konfiguration ist der Versand-Button nicht verfĂĽgbar.
Kunden-Portal
Nach dem Versand erhält der Kunde einen tokenbasierten Link zu seinem persönlichen Portal. Dort kann er das Angebot einsehen und direkt darauf reagieren.
- Angebot ansehen — Der Kunde sieht alle Positionen, Preise und Texte in einer übersichtlichen Darstellung
- PDF herunterladen — Das Angebot kann jederzeit als PDF heruntergeladen werden
- Annehmen — Mit einem Klick auf „Angebot annehmen" wird der Status auf Akzeptiert gesetzt
- Ablehnen — Alternativ kann der Kunde das Angebot ablehnen, optional mit Begründung
Sobald der Kunde das Angebot annimmt oder ablehnt, siehst du die Statusänderung sofort in deiner Angebotsübersicht. Der Token-Link ist eindeutig und erfordert kein Login — der Kunde braucht also kein eigenes Konto.
Rechnung aus Angebot
Aus einem akzeptierten Angebot erstellst du mit einem Klick eine vollständige Rechnung — ohne Positionen nochmal eingeben zu müssen.
Akzeptiertes Angebot öffnen
Navigiere zum akzeptierten Angebot in der AngebotsĂĽbersicht.
Rechnung erstellen
Klicke auf Rechnung erstellen. Alle Positionen, Kundendaten und Beträge werden automatisch in die neue Rechnung übernommen.
Rechnung prĂĽfen und versenden
PrĂĽfe die erstellte Rechnung, passe bei Bedarf Zahlungsziel oder Positionen an und versende sie direkt per E-Mail. Mehr dazu unter Rechnungen.
Der gesamte Workflow — von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung — ist durchgängig verknüpft. Du kannst jederzeit nachvollziehen, aus welcher Anfrage ein Angebot und aus welchem Angebot eine Rechnung entstanden ist.